Die Ist-Analyse ist ein entscheidender Schritt in der Organisationsentwicklung, insbesondere in öffentlichen Verwaltungen und weiteren städtischen Ämtern. Sie dient dazu, den aktuellen Zustand von Prozessen, Strukturen und Abläufen zu erfassen und zu bewerten. Ziel ist es, Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden / Klienten zu verstehen, um die Effizienz und Effektivität der Organisation zu steigern. Es ist wie ein Gesundheitscheck für Ihre Organisation – und das Ergebnis kann revolutionär sein! Veranschaulichen wir das Ganze doch einmal beispielhaft an einem Jobcenter.

Entdecken Sie die Zukunft des Jobcenters: Die Kraft der IST-Analyse

In einer Welt, die sich ständig verändert, ist Stillstand keine Option – besonders nicht für Jobcenter, die als zentrale Anlaufstellen für Arbeitssuchende und Arbeitgeber fungieren. Um den Herausforderungen des Arbeitsmarktes gerecht zu werden und die bestmögliche Unterstützung zu bieten, ist eine präzise IST-Analyse unerlässlich. Doch was genau bedeutet das und wie kann es Ihr Jobcenter transformieren? Um dies zu beantworten, sollten wir uns zuvor die Frage stellen, warum eine IST-Analyse für das Jobcenter vorteilhaft ist.

1. Kundenzentrierte Dienstleistungen: In einer Zeit, in der die Erwartungen der Klienten steigen, ist es entscheidend, deren Bedürfnisse genau zu kennen. Eine IST-Analyse hilft, die Erfahrungen der Klienten zu erfassen und zu verstehen, wo Verbesserungen notwendig sind. So wird auch das Jobcenter zu einem Ort, an dem Menschen nicht nur Hilfe finden, sondern auch wertgeschätzt werden.
2. Effizienzsteigerung: Durch die Identifikation von Engpässen und ineffizienten Prozessen können Jobcenter ihre Abläufe optimieren. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Bearbeitung von Anfragen, sondern auch zu einer besseren Ressourcennutzung. Weniger Wartezeiten, mehr Zufriedenheit – das ist das Ziel!
3. Mitarbeiterentwicklung: Eine IST-Analyse beleuchtet nicht nur Prozesse, sondern auch die Kompetenzen der Mitarbeitenden. Wo gibt es Schulungsbedarf? Welche Stärken können gefördert werden? Wo bestehen Konflikte? Womit sind die Mitarbeitenden zufrieden, aber auch unzufrieden? Indem Sie in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeitenden investieren, schaffen Sie ein motivierendes Team, das bereit ist, die Herausforderungen des Arbeitsmarktes zu meistern.

Die Prozesse der IST-Analyse eines Jobcenters: Ein Weg zur Optimierung und Effizienz

In der dynamischen Welt des Arbeitsmarktes sind Jobcenter gefordert, sich ständig weiterzuentwickeln und ihre Dienstleistungen zu optimieren. Doch wie sieht dieser Prozess konkret aus? Lassen Sie uns gemeinsam in die Welt der IST-Analyse eintauchen und die einzelnen Schritte beleuchten

1.Zieldefinition: Der erste Schritt zur Klarheit

Bevor die eigentlichen Analyse beginnt, ist es wichtig, klare Ziele zu definieren. Was möchte das Jobcenter mit der IST-Analyse erreichen? Geht es darum, die Kundenzufriedenheit zu steigern, die Effizienz der Abläufe zu verbessern oder die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen? Eventuell sogar alles! Eine präzise Zielsetzung bildet das Fundament für alle weiteren Schritte und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten, wie z.B.:

• „Ein gutes Klima und hohe Zufriedenheit aller Mitarbeitenden im Jobcenter generieren.“
• „Ein gemeinsames gegenseitiges Verständnis und Wir-Gefühl erlangen.“
• „Unsere Kunden sollen im Mittelpunkt unserer Arbeit stehen und wir tun alles dafür, um dies auch realisieren zu können.“
• „Die Digitalisierung bei uns im Jobcenter auf einen hohen Entwicklungsstand bringen.“

2. Datensammlung: Informationen sind der Schlüssel

Die nächste Phase der IST-Analyse besteht darin, relevante Daten zu sammeln: Wie sieht das Organigramm des Jobcenters aus? Wer ist für was zuständig? Wie viele Mitarbeitende gibt es? Bestehen bereits Konflikte? Wie setzen auch wir im Jobcenter das Thema Digitalisierung um? Anhand von diesen Beispielfragen können folgend gezielt Daten erhoben und analysiert werden, um im Prozess einen Schritt weiterzukommen.

3. Prozessmapping: Visualisierung der Abläufe

Ein zentraler Bestandteil der IST-Analyse ist das Prozessmapping. Hierbei werden die bestehenden Abläufe erfragt und grafisch dargestellt, um einen klaren Überblick über die einzelnen Schritte zu erhalten. (Informations-)Flussdiagramme und Prozesslandkarten helfen, die Interaktion zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen / Abteilungen und die Schnittstellen zu visualisieren. Diese Visualisierung ist entscheidend, um Schwachstellen und redundante Schritte zu identifizieren.

4. Datenanalyse: Mit Hilfe von Phillipp Mayring und der Macht des standardisierten Fragebogens

Die Mayring-Methode, auch bekannt als qualitative Inhaltsanalyse nach Phillipp Mayring, ist ein systemisches Verfahren zur Analyse qualitativer Daten, insbesondere von „Texten“. Wie generieren wir diese Texte? – Genau! Wir führen strukturierte Interviews mit den Mitarbeitenden durch, die dazu dienen können, die Bedürfnisse und Herausforderungen systematisch zu erfassen. Bei dieser Methode werden den Befragten im Voraus festgelegte Fragen zu den unterschiedlichsten Bereichen gestellt, wie z.B. zu den Themen:

• Positive / Kritische Aspekte des betrieblichen Geschehens im Jobcenter,
• Führung und Zusammenarbeit,
• Kundenorientierte Serviceleistung oder
• Information und Kommunikation

Hierbei ist es ganz wichtig, dass allen Befragten die gleichen Fragen gestellt werden. Durch die einheitliche Fragestellung wird nämlich sichergestellt, dass alle Mitarbeitende die gleichen Informationen geben, was die Analyse der Daten erleichtert. Vorteil ist dementsprechend, dass sie eine hohe Vergleichbarkeit der Antworten ermöglicht, was für die Verbesserung der Dienstleistung des Jobcenters von großer Bedeutung ist.

(Ergänzend, aber nicht zwingend notwendig: Hauptmerkmale der Mayring-Methode – Kategorielle Analyse = Die Methode basiert auf der Entwicklung von Kategorien, die aus dem Material abgeleitet werden. Diese Kategorien helfen, die Inhalte zu strukturieren und zu interpretieren; Induktive und deduktive Vorgehensweise = Die Analyse kann sowohl induktiv (Kategorien werden aus dem Material heraus entwickelt) als auch deduktiv (vorab definierte Kategorien werden auf das Material angewendet) erfolgen -> IPOS macht beides; Transparenz und Nachvollziehbarkeit = Die Methode legt großen Wert auf die Nachvollziehbarkeit der Analyse. Die Schritte der Kategorisierung und Interpretation sollten klar dokumentiert werden, um die Ergebnisse nachvollziehbar zu machen -> IPOS nutzt momentan noch Excel; Zielgerichtete Interpretation = Die Methode zielt darauf ab, die Bedeutung von Textinhalten zu erfassen und zu verstehen; Insgesamt bietet die Mayring-Methode einen strukturierten Ansatz zur Analyse, durch die tiefere Einblicke in die Organisation gewinnen werden können.)

Eine Umfrage mit einem standardisierten Fragebogen kann ebenfalls / ergänzend  eingesetzt werden, um quantitative Daten über die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu sammeln. Der Fragebogen könnte Fragen zu verschiedenen Aspekten enthalten, wie z.B. der Erreichbarkeit des Jobcenters, die Freundlichkeit gegenüber den Klienten und der Nützlichkeit der bereitgestellten Informationen. Durch die Verwendung geschlossener Fragen (mit einer Zufriedenheitsskala von 1 bis 5) können Ergebnisse leicht ausgewertet und statistisch (in Kennzahlen) analysiert werden. Diese Methode ermöglicht es uns, gezielt Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln und die Bedürfnisse des Jobcenters besser zu verstehen. Die standardisierte Vorgehensweise sorgt dafür, dass die Umfrageergebnisse repräsentativ sind und eine solide Grundlage für Entscheidungen bieten.

5. Ergebnispräsentation: Klarheit schaffen

Die Ergebnisse der IST-Analyse müssen klar und verständlich aufbereitet werden. Ein umfassender Bericht, der die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfasst, ist unerlässlich und wollen wir ebenfalls bieten. Visualisierungen, wie Diagramme und Grafiken, können helfen, die Ergebnisse anschaulich zu präsentieren. Diese Präsentation stellen wir nicht nur den Entscheidungsträgern, sondern auch den Mitarbeitenden vor, welche nachträglich auch zugänglich gemacht werden sollte, um Transparenz zu schaffen und alle Beteiligten in den Veränderungsprozess einzubeziehen.

6. Handlungsempfehlungen: Der Weg zur Verbesserung

Basierend auf den Ergebnissen der Analyse werden konkrete Handlungsempfehlungen entwickelt. Diese sollten priorisiert werden, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Maßnahmen zuerst umgesetzt werden. Dabei ist es wichtig, dass wir realistische und umsetzbare Vorschläge machen, die sowohl kurzfristige als auch langfristige Verbesserungen anstreben. Welche Maßnahmen könnten sich daraus entwickeln, fragen Sie? Schauen wir uns doch hierzu ein paar Beispiele an, die aus einer IST-Analyse generiert worden sind:

• Bildung von gemischten Teams aus Vermittlung und Leistung sollen eingeführt werden
• Wöchentliche Teambesprechungen sollen regelmäßig stattfinden
• Agile Großgruppendiskussion: Großgruppenbesprechung mit allen Teams soll monatlich oder vierteljährlich stattfinden
• Workshops zum Thema „wertschätzende & transformationale Führung“ für Teamleitungen
• Workshops zum Thema „Kommunikation & Zusammenarbeit“
• Positives, gemeinsames Kundenbild erarbeiten
• Qualifizierungsmatrix zum Thema „Digitalisierung“
• Und viele mehr!

7. Implementierung und Nachhaltigkeit: Vom Plan zur Praxis

Die Implementierung der Handlungsempfehlungen ist der entscheidende Schritt, um die Ergebnisse der IST-Analyse in die Praxis umzusetzen. Hierbei ist es wichtig, einen strukturierten Aktionsplan zu erstellen, der alle notwendigen Schritte detailliert auflistet. Verantwortlichkeiten sollten klar zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird.

Ein wichtiger Aspekt der Implementierung ist die Kommunikation. Alle Mitarbeitende sollten über die geplante Veränderung informiert werden, um ein gemeinsames Verständnis und eine positive Einstellung zu fördern. Workshops oder weitere Veranstaltungen können helfen, die Mitarbeitende aktiv in den Veränderungsprozess eines Jobcenters einzubeziehen und ihre Bedenken oder Vorschläge zu berücksichtigen.

Nach der Implementierung ist es entscheidend, die Fortschritte regelmäßig zu überwachen. Hierbei können Kennzahlen und Feedback von Mitarbeitenden aber auch von Klienten helfen, den Erfolg der Maßnahmen zu bewerten. Eine kontinuierliche Nachverfolgung ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die angestrebten Verbesserungen auch tatsächlich erreicht werden.

Puh! Geschafft! Sie sehen, dass das Einiges ist und stellen sich nun vielleicht die Frage – „Um Gottes Willen, wie sollen wir das Alles alleine nur umsetzen?!“ Wir von IPOS helfen Ihnen dabei und unterstützen, wo wir nur können. Wir beraten nicht nur, sondern werden Sie auch durch den gesamten Prozess begleiten und die IST-Analyse für Sie durchführen.

Starten Sie jetzt, denn „für jede bedeutsame Veränderung müssen wir bereit sein, ins Unbekannte zu springen“ und somit einfach loslegen.“ (William James)

Haben Sie Fragen oder wollen Sie noch mehr erfahren? Die IST-Analyse ist für jede Verwaltungsorganisation gedacht, so lassen Sie uns gerne darüber sprechen!