„Great things in business are never done by one person. They’re done by a team of people.“ – Steve Jobs

Steve Jobs wusste es und jede Führungskraft erlebt es täglich: Erfolg entsteht im Team. Aber was passiert, wenn dieses Team nicht mehr funktioniert? Kennen Sie das? In Ihrem Team brodelt es, die Zusammenarbeit knirscht, aber Sie wissen nicht so recht, wie Sie das Thema ansprechen sollen ohne alles noch schlimmer zu machen?

Schauen wir uns an, wie systemische Teamführung und strukturierte Teamgespräche aus einem dysfunktionalen Team wieder ein erfolgreiches machen können. Die Situation ist konstruiert, die Herausforderung kennen viele Führungskräfte.

Die Situation: Abteilungsleiterin Claudia K. (Namen frei erfunden) leitet ein Team von 12 Mitarbeitenden im Bürgeramt einer Kleinstadt. Seit der Einführung neuer digitaler Verfahren gibt es zwei Lager: Die einen arbeiten gerne mit den neuen Tools, die anderen fühlen sich überfordert und blockieren subtil. Projekte stocken, die Stimmung ist angespannt und Kunden beschweren sich über unterschiedliche Auskünfte.

Von Steve Jobs‘ „team of people“ ist dieses Team weit entfernt…

Die Warnsignale, die Claudia bemerkt:

• Pausengespräche verstummen, wenn sie dazukommt
• Kolleg:innen, die früher gut zusammengearbeitet haben, gehen sich aus dem Weg
• in Besprechungen herrscht eine merkwürdige Anspannung
• Informationen werden nicht mehr selbstverständlich geteilt
• die Servicequalität für die Bürger:innen leidet spürbar

Claudias systemischer Ansatz – Transparenz als Führungsprinzip:

Viele Führungskräfte warten in solchen Situationen ab und hoffen, dass sich das Problem von selbst löst. Claudia folgt einem anderen Ansatz: Sie sieht das Team als System und weiß, dass strukturierte Teamgespräche weit mehr sind als nur ein nettes Beisammensein – sie sind ein strategisches Instrument.

Der erste Schritt – transparent das Problem benennen:

Claudia beruft ein strukturiertes Teamgespräch ein und praktiziert völlige Transparenz:

„Mir ist aufgefallen, dass wir als Team gerade nicht optimal funktionieren. Verschiedene Arbeitsweisen führen zu Spannungen und das merken auch unsere Bürger:innen. Ich bin der Meinung, dass wir durch ein gezieltes Gespräch die wirklichen Ursachen identifizieren und gemeinsam Lösungen entwickeln werden.“

Was Claudia systemisch richtig macht:

• Sie versteckt ihre Wahrnehmung nicht, sondern teilt sie offen mit
• Sie sucht nicht nach Schuldigen, sondern nach Systemlösungen
• Sie macht das ganze Team zu Partnern bei der Lösungsfindung
• Sie strukturiert das Gespräch nach einem klaren roten Faden

Claudia stellt zentral wichtige Fragen

1. Wo stehen wir als Team?
   Statt Vorwürfe zu machen, führt Claudia eine gemeinsame Standortbestimmung durch. Frau Weber meldet sich: „Es ist schwierig, wenn manche Kolleg:innen die neuen Systeme nutzen und andere bei den alten Verfahren bleiben.“ Kollege Müller ergänzt: „Ich fühle mich mit der neuen Software noch unsicher und habe Angst, Fehler zu machen.
2. Wie sehen wir uns gegenseitig?
   Im geschützten Rahmen gibt das Team sich respektvolles Feedback. Plötzlich wird deutlich: das Problem lag nicht an mangelndem Engagement, sondern an unausgesprochenen Erwartungen und unklarer Rollenverteilung.
3. Welche Fähigkeiten/Qualifikationen brauchen wir?
   Das Team identifiziert gemeinsam: Wer braucht noch Schulung bei den neuen Systemen? Wer kann als Mentor fungieren? Wie können sich alle gegenseitig unterstützen?
4. Wie stellen wir sicher, dass sich etwas ändert und nachhaltig bleibt?
   Am Ende steht ein konkreter Aktionsplan mit Nachhaltigkeitssicherung: Wer übernimmt welche Aufgabe? Bis wann? Wie wird der Fortschritt gemessen? Wann treffen wir uns wieder, um zu überprüfen, ob die Vereinbarungen greifen? Claudia plant bewusst Follow-up-Termine ein und etabliert regelmäßige Reflexionsrunden, damit das Team nicht wieder in alte Muster zurückfällt.

Das systemische Ergebnis: Durch die transparente Ansprache und den strukturierten Ansatz entspannt sich die Situation merklich.

Das Team erkennt:

• Niemand wird als „Problemfall“ abgestempelt
• Alle sind Teil der Lösung
• Gemeinsam entwickelte Lösungen werden besser akzeptiert
• Das Team hat selbst die besten Lösungsideen

Die Reise durch die Teamphasen – und warum Führung situativ sein muss:
Jedes Team durchläuft in seiner Entwicklung vier charakteristische Phasen und Claudia erkennt: Ihr Team war in der kritischen Storming-Phase steckengeblieben.

Forming (Orientierungsphase): Das Team findet sich zusammen, alle sind höflich und zurückhaltend. Hier braucht es klare Führung und Struktur.

Storming (Konfliktphase): Unterschiedliche Meinungen prallen aufeinander und Spannungen entstehen. Viele Teams bleiben hier hängen! Die Führungskraft muss moderieren, ohne zu dominieren.

Norming (Regelungsphase): Das Team entwickelt gemeinsame Spielregeln und Arbeitsweisen. Jetzt ist partizipative Führung gefragt – das Team kann mitentscheiden.

Performing (Leistungsphase): Das Team arbeitet selbstorganisiert und effizient. Die Führungskraft kann delegieren und unterstützen.

Claudias Team war durch die Digitalisierung zurück ins Storming gefallen – alte und neue Arbeitsweisen kämpften gegeneinander. Ohne professionelle Intervention wäre es dortgeblieben. Durch das strukturierte Gespräch gelingt der Übergang zur Norming-Phase (gemeinsame Regeln für den Umgang mit den neuen Tools) und schließlich zum Performing.

Der entscheidende Punkt: In jeder Phase muss anders geführt werden. Was in der Forming-Phase richtig ist (klare Anweisungen), kann in der Performing-Phase demotivierend wirken. Erfolgreiche Führungskräfte erkennen in welcher Phase sich ihr Team befindet und passen ihren Führungsstil entsprechend an.

Aber das ist erst der Anfang… Denn für nachhaltige Veränderung braucht es mehr: Wie erkennt man die Teamphasen sicher? Wie moderiert man solche Gespräche professionell? Wie etabliert man eine Feedback-Kultur? Wie nutzt man Konflikte konstruktiv für Innovation? Wie schafft man Strukturen für kontinuierliche Verbesserung?

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Strukturierte Teamgespräche sind strategische Instrumente, keine spontanen Diskussionen
• Transparenz schafft Vertrauen und Handlungsfähigkeit
• Probleme entstehen im System, nicht bei einzelnen Personen
• Teams durchlaufen natürliche Entwicklungsphasen und können dabei professionell begleitet werden
• Erfolgreiche Führung ist situativ und passt sich der Teamphase an
• Regelmäßige Reflexion verhindert, dass Probleme eskalieren

Der systemische Unterschied: Während traditionelle Führung oft nach Schuldigen sucht, setzt systemische Teamführung auf gemeinsame Lösungsentwicklung und die Weisheit des Teams. Das Ergebnis: weniger Reibungsverluste, stärkere Motivation und ein Klima des Vertrauens.